خلاصه مدیریتی ۶۰ ثانیه‌ای
جست‌وجوی دستی یا کند میان حجم بالای فایل‌ها در طول روز وقفه ایجاد می‌کند و مجموع این زمان‌های کوچک در طول سال قابل‌توجه می‌شود.
برای جست‌وجوی سریع نام و مسیر فایل‌ها در Windows از Everything استفاده کنیم و با Match Path، فیلترها، Regex و در صورت نیاز Folder Indexing دامنه نتایج را محدود کنیم.
یک ابزار کوچک و تخصصی می‌تواند اصطکاک روزمره پیدا کردن فایل را کاهش دهد، بدون اینکه برای یک مسئله ساده سراغ سامانه‌ای پیچیده برویم.
اگر مثل من بعد از چند سال کار کردن، روی کامپیوترتان صدها هزار فایل، پوشه، PDF، اکسل، قرارداد، کاتالوگ و فایل پروژه دارید، احتمالاً بارها برای پیدا کردن یک فایل چند دقیقه وقت تلف کرده‌اید.
یکی از نرم‌افزارهایی که مدت‌هاست برای این کار استفاده می‌کنم Everything است.
کارش خیلی ساده است:
اسم یا بخشی از اسم فایل را می‌نویسید و تقریباً همان لحظه پیدایش می‌کند.
Everything محصول Voidtools و مخصوص Windows است. برخلاف جست‌وجوی معمول ویندوز، اساس طراحی آن حول جست‌وجوی بسیار سریع نام فایل‌ها و پوشه‌هاست. روی درایوهای NTFS می‌تواند ایندکس را خیلی سریع ایجاد کند و تغییرات فایل‌سیستم را نیز دنبال کند.
فلسفه نرم‌افزار را شاید بتوان از خود طراحی‌اش فهمید: یک کار مشخص را تا جای ممکن سریع، ساده و کم‌مصرف انجام بده. خود سازنده هم ویژگی‌های اصلی Everything را رابط ساده، ایندکس سریع، جست‌وجوی آنی و مصرف پایین منابع معرفی می‌کند.
چند ترفند کاربردی
مثلاً اگر دنبال فایل‌های PDF مربوط به ferro silicon باشم، می‌توانم جست‌وجو را محدود کنم. Everything علاوه بر جست‌وجوی ساده، Filter، جست‌وجوی Path، Regular Expression و Advanced Search هم دارد.
- Match Path را فعال کنید؛ وقتی بخشی از مسیر پوشه را می‌دانید، نتایج خیلی سریع محدود می‌شوند.
- برای جست‌وجوهای تکراری می‌توانید از قابلیت‌های ذخیره و مدیریت جست‌وجو استفاده کنید؛ در شاخه 1.5، Bookmarks هم امکانات بیشتری برای نگه داشتن Search، Filter و Sort دارد.
- اگر جست‌وجوی پیچیده‌ای دارید، از Regex استفاده کنید؛ برای الگوهای خاص نام‌گذاری فایل‌ها بسیار قدرتمند است.
- امکان جست‌وجوی محتوای فایل با
content:هم وجود دارد، اما در نسخه پایدار 1.4 محتوا از قبل ایندکس نمی‌شود و در نتیجه این نوع جست‌وجو بسیار کندتر از جست‌وجوی نام فایل است.
اگر فایل‌ها روی NAS یا شبکه‌اند
Everything فقط برای فایل‌های داخل کامپیوتر نیست. می‌توان پوشه‌های شبکه، NAS و برخی فایل‌سیستم‌های دیگر را هم از طریق Folder Indexing به ایندکس اضافه کرد. فقط باید انتظار داشته باشید این روش از ایندکس بومی NTFS کندتر باشد.
اگر حجم زیادی از فایل‌های شرکت روی NAS یا پوشه‌های اشتراکی دارید، این قابلیت می‌تواند کاربردی باشد؛ ولی قبل از استفاده سازمانی، تنظیمات دسترسی و امنیت را هم بررسی کنید.
از نظر حریم خصوصی چه؟
طبق مستندات رسمی Voidtools، Everything به‌صورت آفلاین اجرا می‌شود، Telemetry ندارد و داده‌های ایندکس را به‌صورت محلی نگه می‌دارد. البته اگر قابلیت‌هایی مثل بررسی خودکار Update یا Serverهای داخلی برنامه را فعال کنید، طبیعتاً ملاحظات شبکه‌ای خودشان را دارند.
کدام نسخه را نصب کنیم؟
در زمان انتشار این یادداشت، نسخه پایدار Everything 1.4.1.1032 است و شاخه 1.5 همچنان به‌صورت Beta توسعه پیدا می‌کند.
برای استفاده معمولی، من نسخه Stable را پیشنهاد می‌کنم. اگر دقیقاً می‌دانید به امکانات جدید 1.5 نیاز دارید، می‌توانید نسخه Beta را هم بررسی کنید.
دانلود Everything از سایت رسمی Voidtools
گاهی برای افزایش بهره‌وری لازم نیست سراغ ابزارهای پیچیده برویم.
اگر روزی فقط چند دقیقه دنبال فایل می‌گردیم، یک ابزار کوچک مثل Everything می‌تواند در طول سال ساعت‌ها زمان به ما برگرداند.