خلاصه مدیریتی ۶۰ ثانیه‌ای
در یک معامله دوستانه، نقش ما به‌عنوان معرف و تسهیل‌کننده روشن بود اما مرز پایان مسئولیت به‌اندازه کافی تعریف نشده بود؛ در نتیجه هنگام ایجاد هزینه پیش‌بینی‌نشده، بخشی از انتظار حل مسئله متوجه ما شد.
پیش از معرفی یا تسهیل یک معامله، نقش خود، منفعت، حدود مسئولیت، Worst Case، تغییر مقررات، هزینه توقف و سازوکار حل اختلاف را روشن کنیم و توافق‌های اصلی را مکتوب نگه داریم.
کمک و رابطه دوستانه همچنان ارزشمند است، اما مکتوب کردن نقش‌ها و سناریوهای سخت می‌تواند هم ریسک معامله و هم احتمال آسیب دیدن رابطه را کاهش دهد.
مدتی پیش می‌خواستیم به دوستی کمک کنیم.
موضوع، صادرات یک محموله فروسیلیس به ترکیه بود.
یک طرف معامله را می‌شناختیم، طرف دیگر هم از دوستان ما بود. هر دو در مقاطع مختلف به ما لطف داشتند و رابطه خوبی میانمان وجود داشت.
ما هم فکر کردیم می‌توانیم این دو طرف را به هم متصل کنیم و معامله‌ای شکل بگیرد که برای هر دو مفید باشد.
دوستان را به یکدیگر معرفی کردیم تا اطلاعات فنی و تجاری را با هم بررسی کنند، شرایط را چک کنند و درباره تناژ و جزئیات به توافق برسند.
معامله شکل گرفت.
حتی می‌توانستیم برای نقشی که داشتیم مبلغ یا کمیسیونی دریافت کنیم، اما از سر دوستی گفتیم:
سود این معامله برای خودتان؛ ما چیزی نمی‌خواهیم.
در لحظه، همه‌چیز خوب بود.
خریدار راضی.
فروشنده راضی.
ما هم خوشحال که توانسته‌ایم برای دو دوست کاری انجام دهیم.
اگر داستان همان‌جا تمام می‌شد، احتمالاً امروز چیزی برای نوشتن درباره‌اش نداشتم.
مشکل معمولاً در سناریوی اصلی شروع نمی‌شود
بعد از مدتی، اتفاق‌های کوچکی شروع شد که بخش زیادی از آنها مستقیماً در کنترل هیچ‌کدام از ما نبود.
شرایط گمرکی تغییر می‌کرد.
محدودیت‌های مربوط به رفع تعهد ارزی تغییر کرد.
گمرک شلوغ شد.
ارسال و تسویه با تأخیرهایی مواجه شد.
در پارت دوم مسئله جدی‌تر شد.
به‌دلیل محدودیتی که در فرآیند رفع تعهد ارزی فروشنده ایجاد شده بود، کامیون‌ها حدود سه روز در مرز متوقف شدند.
رانندگان ترک بودند و بابت توقف کامیون‌ها هزینه خواب را به دلار مطالبه کردند.
عدد هم دیگر ناچیز نبود.
اینجا بود که فضای معامله تغییر کرد.
تا زمانی که همه‌چیز طبق برنامه پیش می‌رفت، دو طرف از معامله راضی بودند.
وقتی هزینه پیش‌بینی‌نشده ایجاد شد، سؤال دیگری مطرح شد:
این هزینه را چه کسی باید بدهد؟
و ناگهان ما که قرار بود فقط واسطه یک آشنایی و تسهیل‌کننده یک معامله باشیم، در وسط مسئله قرار گرفتیم.
وقتی منفعتی ندارید، الزاماً بیرون از ریسک نیستید
از آن روز تماس‌ها شروع شد.
یک طرف انتظار داشت ما با طرف دیگر صحبت کنیم.
طرف دیگر انتظار دیگری از ما داشت.
یک نفر توضیح می‌خواست.
دیگری انتظار پیگیری داشت.
باید تلفن می‌زدیم، موضوع را منتقل می‌کردیم، سوءتفاهم‌ها را توضیح می‌دادیم و برای اتفاقی که نه ایجادکننده‌اش بودیم و نه ذی‌نفع اقتصادی آن، وقت می‌گذاشتیم.
این وضعیت روزها و بعد بیشتر ادامه پیدا کرد.
جالب‌ترین قسمت ماجرا برای من همین بود:
ما از سود معامله صرف‌نظر کرده بودیم، اما از مسئولیت ذهنی معامله نه.
حداقل در نگاه طرفین.
و این یکی از درس‌های تجاری مهم من شد:
صفر بودن درآمد یک معامله، ریسک آن را صفر نمی‌کند.
اشتباه اصلی شاید رایگان کار کردن نبود
مدتی به این اتفاق فکر کردم.
راحت‌ترین نتیجه این بود که بگویم:
«دیگر برای کسی رایگان کاری نمی‌کنم.»
اما فکر نمی‌کنم این نتیجه کاملی باشد.
من هنوز هم معتقدم باید به دوستان، همکاران و آدم‌هایی که در مسیرمان بوده‌اند کمک کنیم.
همه روابط انسانی را نمی‌شود با فاکتور و کمیسیون تعریف کرد.
گاهی معرفی دو نفر به یکدیگر، انتقال یک تجربه یا باز کردن یک مسیر، فقط یک لطف است و همین هم خوب است.
اشتباه ما جای دیگری بود.
ما ارزش اقتصادی خودمان را صفر کرده بودیم، اما حدود مسئولیت خودمان را مشخص نکرده بودیم.
این دو با هم فرق دارند.
می‌توانستم بگویم:
«من بابت این معرفی هیچ مبلغی نمی‌گیرم، اما نقش من صرفاً معرفی طرفین است. بررسی مشخصات، شرایط پرداخت، حمل، گمرک، تغییر مقررات، هزینه توقف، تسویه و سایر تعهدات باید مستقیماً بین خریدار و فروشنده توافق و مکتوب شود.»
ما این مرز را به‌اندازه کافی روشن نکرده بودیم.
و وقتی مرز روشن نباشد، در زمان اختلاف هرکس آن را جایی می‌کشد که برای خودش منطقی‌تر است.
روز معامله، همه خوش‌بین‌اند
این شاید دومین درس مهم ماجرا باشد.
زمانی که معامله در حال شکل گرفتن است، معمولاً همه درباره سناریوی موفقیت صحبت می‌کنند.
چه مقدار بار؟
چه آنالیزی؟
چه قیمتی؟
چه زمانی ارسال شود؟
پرداخت چگونه باشد؟
اما قرارداد خوب را فقط برای روزی نمی‌نویسند که همه‌چیز خوب پیش می‌رود.
ارزش واقعی توافق، زمانی مشخص می‌شود که چیزی طبق برنامه جلو نرود.
ماشین در مرز متوقف شد؛ هزینه با چه کسی است؟
مقررات صادرات تغییر کرد؛ مسئولیت چیست؟
تسویه به‌دلیل یک محدودیت قانونی عقب افتاد؛ چه اتفاقی می‌افتد؟
بار بخشی از مسیر را طی کرده و امکان ادامه وجود ندارد؛ چه کسی تصمیم می‌گیرد؟
هزینه پیش‌بینی‌نشده ایجاد شد؛ چگونه تقسیم می‌شود؟
نرخ ارز تغییر جدی کرد؛ مبنای تسویه چیست؟
اگر هر دو طرف درباره علت اتفاق اختلاف داشتند، مرجع تصمیم چه کسی است؟
روزهای خوب، قرارداد را آزمایش نمی‌کنند. روزهای بد این کار را می‌کنند.
به همین دلیل امروز وقتی درباره یک همکاری تجاری صحبت می‌کنم، سعی می‌کنم فقط مسیر عادی معامله را نبینم.
مسیر خراب شدنش را هم تصور کنم.
در تجارت بین‌الملل، قواعد Incoterms® اتاق بازرگانی بین‌المللی برای روشن کردن وظایف، هزینه‌ها و نقطه انتقال ریسک میان خریدار و فروشنده بسیار مهم‌اند؛ اما خود ICC هم تأکید می‌کند که Incoterms جای قرارداد فروش را نمی‌گیرد. بنابراین انتخاب یک Incoterm، به‌تنهایی پاسخ همه سناریوهای اختلاف، تغییر مقررات یا هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده نیست.
کمی بدبینی در قرارداد، بد نیست
شاید کلمه «بدبینی» در روابط تجاری بار منفی داشته باشد، اما من بعد از این تجربه کمی بیشتر به آن اعتقاد پیدا کردم.
نه بدبینی به آدم‌ها.
بدبینی به سناریوها.
می‌توانم به طرف مقابلم اعتماد داشته باشم و هم‌زمان بپرسم:
اگر نتوانست پرداخت کند چه؟
اگر من نتوانستم تحویل بدهم چه؟
اگر دولت مقررات را تغییر داد چه؟
اگر کامیون متوقف شد چه؟
اگر گمرک اجازه خروج نداد چه؟
اگر آزمایشگاه مقصد آنالیز متفاوتی اعلام کرد چه؟
اگر هزینه‌ای ایجاد شد که امروز هیچ‌کداممان تصورش را نمی‌کنیم چه؟
این سؤال‌ها نشانه بی‌اعتمادی نیستند.
اتفاقاً شاید باعث شوند دوستی و رابطه تجاری کمتر آسیب ببیند.
چون وقتی مسئله‌ای پیش می‌آید، لازم نیست همان لحظه و زیر فشار مالی درباره مسئولیت‌ها مذاکره کنیم.
برای بخشی از همین سناریوهای غیرعادی، ICC الگوهای Force Majeure و Hardship را ارائه کرده است؛ بندهایی که برای شرایطی طراحی شده‌اند که یک رویداد خارج از کنترل، اجرای تعهد را مختل می‌کند یا تغییر شرایط، تعادل اقتصادی قرارداد را به‌شدت برهم می‌زند. البته اینکه یک اتفاق مشخص واقعاً مشمول این بندها باشد، به متن قرارداد و قانون حاکم بستگی دارد.
چیزی که نوشته نشده، بعداً ممکن است دو روایت داشته باشد
در معاملات دوستانه یک دام دیگر هم وجود دارد.
چون یکدیگر را می‌شناسیم، بسیاری از چیزها را نمی‌نویسیم.
می‌گوییم:
«خودمان با هم حل می‌کنیم.»
در بیشتر مواقع شاید واقعاً هم حل کنیم.
اما مشکل حافظه آدم‌ها نیست؛ مشکل زاویه دید آدم‌هاست.
بعد از ایجاد زیان، همان مکالمه‌ای که روز اول برای دو نفر معنای تقریباً یکسانی داشت، ممکن است دو تفسیر کاملاً متفاوت پیدا کند.
یکی می‌گوید:
«قرار ما این بود…»
دیگری می‌گوید:
«من چنین برداشتی نداشتم.»
برای همین امروز فکر می‌کنم حتی میان دوستان، نوشتن توافق‌ها نشانه بی‌اعتمادی نیست.
گاهی دقیقاً برعکس است:
مکتوب کردن، راهی برای محافظت از رابطه است.
یک معرفی ساده هم می‌تواند برای شما تعهد ذهنی بسازد
درس دیگری که گرفتم این بود که قبل از لینک کردن دو مجموعه یا دو نفر، فقط به این فکر نکنم که:
«آیا این دو می‌توانند با هم کار کنند؟»
سؤال دوم مهم‌تر است:
«اگر این همکاری به مشکل خورد، آنها نقش من را چه می‌دانند؟»
معرف؟
واسطه؟
مشاور؟
فروشنده؟
ضامن اعتبار طرف مقابل؟
مسئول حل اختلاف؟
این نقش‌ها کاملاً متفاوت‌اند.
اگر فقط معرف هستیم، بهتر است همین را از ابتدا شفاف کنیم.
اگر واسطه معامله هستیم، مسئولیت و منفعت آن هم باید تعریف شود.
اگر قرار است ریسک یک معامله را بپذیریم، باید بدانیم در مقابل چه چیزی آن را پذیرفته‌ایم.
ابهام در نقش، در روزهای خوب خودش را نشان نمی‌دهد.
در روز اختلاف خودش را نشان می‌دهد.
امروز قبل از چنین معامله‌ای چه کار می‌کنم؟
بعد از این تجربه، برای خودم چند سؤال ساده دارم:
نقش ما دقیقاً چیست؟ معرفی، واسطه‌گری، فروش، مشاوره یا اجرای معامله؟
منفعت ما چیست؟ اگر هیچ منفعتی نداریم، آیا باز هم مسئولیتی پذیرفته‌ایم؟
Worst Case چیست؟ چه اتفاقی می‌تواند این معامله را از مسیر عادی خارج کند؟
هزینه اتفاق غیرمنتظره با چه کسی است؟
اگر قانون یا مقررات تغییر کرد چه می‌شود؟
اگر اختلاف ایجاد شد، چه کسی باید آن را حل کند؟
و مهم‌تر از همه: آیا همه اینها جایی نوشته شده است؟
اگر پاسخ سؤال آخر «نه» باشد، دوستی طرفین دلیل خوبی برای ننوشتن نیست.
شاید دقیقاً دلیل بیشتری برای نوشتن باشد.
لطف کردن را کنار نگذاریم؛ ریسک آن را ببینیم
این تجربه باعث نشد فکر کنم دیگر نباید برای کسی کاری کرد.
هنوز هم فکر می‌کنم بخشی از روابط خوب کاری بر پایه کمک‌هایی ساخته می‌شود که لزوماً در همان لحظه منفعت مالی ندارند.
اما امروز بین لطف شخصی و پذیرفتن ریسک تجاری برای دیگری تفاوت بیشتری قائل می‌شوم.
معرفی کردن شاید لطف باشد.
اما قرار گرفتن در میانه یک معامله صادراتی، با حمل بین‌المللی، تسویه، گمرک، ارز و مقررات متغیر، دیگر فقط یک لطف ساده نیست.
حتی اگر بابت آن یک ریال هم دریافت نکنیم.
شاید تناقض ماجرا همین باشد:
وقتی پولی دریافت نمی‌کنیم، احساس می‌کنیم مسئولیت کمتری داریم.
اما طرف مقابل ممکن است دقیقاً چنین برداشتی نداشته باشد.
برای همین امروز اگر بخواهم از آن تجربه یک جمله با خودم نگه دارم، این است:
در تجارت، قبل از اینکه به سود یک معامله فکر کنیم، باید ببینیم در بدترین روز آن معامله کجا ایستاده‌ایم.
و اگر قرار است به دوستی لطف کنیم، بهتر است لطفمان هم مرز، نقش و پایان مشخصی داشته باشد.
چون گاهی معامله‌ای که در روز اول همه از آن راضی‌اند، در روزهای سخت به رابطه‌ای آسیب می‌زند که ارزشش بسیار بیشتر از سود همان معامله بوده است.